Il gestionale? è meglio online

Diamante, che offre software a misura di PMI, ci crede davvero. E punta a conquistare i commercialisti

02 dicembre 2009 - Fatturiamo.it, DMT Professional, DMT OnLine e Fox One: sono i quattro software gestionali che Diamante propone specificamente alle PMI italiane. Abbiamo parlato dei prodotti e della loro evoluzione con Enzo Dalla Pria, Amministratore Delegato della società.
Il nostro target è costituito dalla piccola e piccolissima impresa. Diamante esiste da una decina di anni e da sempre il nostro cavallo di battaglia è stato quello di portare una tecnologia molto spinta in un ambito tradizionalista come quello dei sistemi gestionali. Quando siamo nati, la concorrenza era composta da aziende che noi simpaticamente chiamiamo “i monsignori del software”, con decine di migliaia di installazioni e con programmi molto completi. Di contro queste società non avevano la possibilità di implementare a favore dell’utente finale tutte quelle tecnologie, e soprattutto quelle metodologie di lavoro, che oggi sono possibili grazie alla potenza del software, dell’architettura e di Internet. La nostra scommessa è stata quella di introdurre una metodologia di lavoro un po’ più spinta non tanto verso le tecnologie in senso lato, ma verso quelle tecnologie che aiutano l’utente a lavorare meglio e con maggiore semplicità, facendo meno errori.

Fin dall’inizio il software gestionale Diamante è stato studiato per integrarsi con Microsoft Office. Questo significa avere la stessa interfaccia: chi lo usa si trova in un ambiente che già conosce. Questo ha consentito ai nostri utenti e a noi come azienda di risparmiare una marea di energie: per noi la voce “assistenza” è quasi inesistente. Abbiamo pochissime risorse dedicate al supporto telefonico di migliaia e migliaia di utenti, proprio perché le caratteristiche di interfaccia utente del software sono già note. In un sistema, per quanto semplice, la prima difficoltà che si ha è quella di andare a capire nei menu come si fa a fare una determinata cosa. In Diamante i menu esistono, ovviamente, ma gli utenti in pratica non li usano, perché ci si basa sul cosiddetto “flusso documentale”: in pratica, un addetto all’amministrazione che ha in mano un documento di qualunque genere può risalire a tutta la sua storia, prima e dopo, e a tutti i documenti o eventi legati al documento che sta trattando. È un nuovo modo di lavorare, un po’ diverso.

Dal 2001 abbiamo iniziato l’avventura dell’online, con il modello che allora si chiamava ASP (Application Service Provider, ndr). All’epoca c’erano delle grandissime aspettative, che poi sono state disattese. Noi abbiamo tenuto duro grazie al fatto di essere piccoli. E abbiamo colto l’occasione per osservare bene le dinamiche di lavoro di questi utenti, scoprendo che l’utente online è molto più soddisfatto e ha meno problemi, perché tutta la gestione del sistema informativo - dal backup agli aggiornamenti - non è più a suo carico. Abbiamo quindi proseguito su quella strada andando comunque avanti sui software tradizionali, perché sono stati quelli che hanno consentito all’azienda di fare fatturato. Fino a poco tempo fa gli utenti tradizionali erano il 90%, ma questa proporzione sta cambiando molto velocemente.

L’altra cosa che abbiamo scoperto è che l’utente online ha tutta una serie di benefici, ma anche un grande problema, in particolare in Italia: quello della connettività, su cui non sempre si può fare affidamento sia in termini di disponibilità che di prestazioni. Tre anni fa abbiamo quindi realizzato un sistema per tentare di mettere insieme i benefici dell’online, eliminandone i limiti, con quelli di un software installato localmente. Abbiamo creato alcuni prodotti, come Fatturiamo.it e Small Office 24, che sostanzialmente sono delle “smart application”, ovvero delle applicazioni installate in licenza d’uso sul PC dell’utente che lavorano indipendentemente dalla connettività, ma con la differenza che nel momento in cui l’applicazione rileva la presenza di un collegamento utilizzabile, comincia a usarlo per scambiare dati e informazioni con i soggetti terzi coinvolti.

L’esempio più lampante è quello del commercialista. Il mondo delle piccolissime aziende - che sono ovviamente obbligate a gestire bolle, ordini, fatture e così via - demanda tutto ciò che riguarda la contabilità a uno studio esterno. Qui l’utente non ha nozioni contabili e il massimo che riesce a fare è gestire i propri documenti e la propria azienda prima delle problematiche normative, che vengono gestite dal commercialista. Il nostro servizio consente all’utente di creare e modificare i suoi documenti in locale usando Word, grazie alle sue caratteristiche di programmabilità. La logica, quindi, non è più quella di dare un software gestionale che aiuta nelle maglie normative, ma di offrire un prodotto che consente di lavorare esattamente come prima. Il servizio online provvede poi a correggere eventuali errori o notificare che non è in grado di farlo automaticamente, chiedendo quindi di intervenire. Questo approccio ci sta dando parecchie soddisfazioni.

Dal punto di vista del commercialista che cosa serve?
È sufficiente un plug-in, perché alla base di questa idea c’è il fatto che né l’utente né il commercialista devono cambiare il loro modo di lavorare. Questo è fondamentale, perché la resistenza al cambiamento nel mondo gestionale e contabile è fortissima. Quindi, l’utente continua a usare normalmente Word, mentre il commercialista continua a usare soluzioni Zucchetti, TeamSystem, ESA e così via. Al commercialista basta aggiungere un plug-in molto leggero (un eseguibile di non più di 10 KB), che sostanzialmente gli consente di prelevare automaticamente i dati e di elaborarli in funzione del suo software gestionale, risparmiando tutta la fase di reinserimento. Gli utenti che già lo utilizzano dichiarano risparmi di tempo nell’ordine del 40% nella gestione dei clienti.

Qual è l’accoglienza che i commercialisti riservano a questa innovazione?
La prima reazione è di scetticismo, perché il software in qualche misura si sostituisce al commercialista, verificando la correttezza formale dei documenti e ricordando le varie scadenze. In questo sistema abbiamo però integrato anche alcuni servizi online, come Live Meeting e BPOS, che è una suite di Microsoft per la collaborazione che consente a un’organizzazione - in questo caso il commercialista e tutti i suoi clienti - di avere un servizio di messaggistica istantanea, di conferenza online, di posta elettronica e di Voice over IP. In questo modo il commercialista può materialmente vedere il proprio cliente o chattare in tempo reale. Quando escono nuove normative, di solito i commercialisti preparano una circolare. Con questo sistema è invece possibile indire una brevissima riunione online e parlare direttamente con i clienti, che possono così fare domande e approfondire l’argomento. L’altro aspetto migliorativo, quindi, non sta solo nel risparmio di tempo derivante dal non dovere ricaricare le fatture, ma è anche organizzativo. Ci sono alcuni commercialisti che questa cosa la apprezzano, e altri che lo vedono come uno strumento che li allontana invece dai loro clienti.

È più facile attirare l’attenzione dell’utente finale o del commercialista?
Sicuramente dell’utente finale.

E quando riuscite ad attirare la sua attenzione come si chiude il cerchio?
Il cerchio si inizia a chiudere adesso, con il rilascio di Network 24, che è il nome del prodotto per i commercialisti. Abbiamo lavorato per un anno e mezzo su questi sistemi con utenti test importanti. Abbiamo per esempio un accordo con l’Associazione Artigiani di Vicenza, che gestisce 5.000 contabilità su 20.000 soci e che sta usando il nostro sistema. La nostra idea è quella di chiedere al cliente di comunicare al commercialista che esiste questa possibilità. Oggi abbiamo superato le 5.000 installazioni di Fatturiamo.it in Italia, e quindi abbiamo un parco installato che comincia a essere abbastanza significativo. Dal punto di vista dell’utente è un prodotto che si autopromuove, perché costa poco, perché non ha bisogno di assistenza, perché è facile da usare. Sul lato commercialisti stiamo invece partendo insieme al Sole 24 Ore.

Quanto del vostro fatturato deriva oggi dall’offerta dei servizi online?
Come ordine di grandezza siamo intorno al 22/23%, mentre il resto arriva dai contratti di manutenzione, dalla vendita di licenze e dai servizi. Questo sta cambiando velocemente, perché per fare le prime mille licenze di Diamante abbiamo impiegato sei anni, mentre con Fatturiamo.it in tre anni abbiamo già superato le 5.000. È vero che sono software di fascia diversa, con un target diverso, ma la percezione che abbiamo è che superata la soglia iniziale di diffidenza la soddisfazione sia alta.

Quando parliamo di servizi online, vi occupate anche dello storage?
È uno dei servizi che offriamo, anche se in maniera ancora limitata e non a pagamento. Stiamo prima cercando di avere un numero consistente di utenti. Siamo comunque in grado di farlo e questo è utile anche in termini di disaster recovery. Fatturiamo.it già funziona così: utilizzando questo servizio, se il cliente perde un portatile, quando si ricollega il sistema lo avverte dell’esistenza di dati che non sono presenti sul client e gli consente di effettuare una sincronizzazione.

Arrivate ai clienti in modo diretto o attraverso il canale?
Con questi servizi solo in modo diretto, perché il canale del gestionale è abituato a muoversi con alta marginalità e qui stiamo parlando, come ordine di grandezza, di 15 euro al mese compresa la licenza d’uso del software. Per questo il prodotto è disponibile direttamente online, nella grande distribuzione e con qualche accordo come quello che abbiamo con Mondadori. L’altra famiglia di software, quella che si chiama DMT Professional, transita ovviamente dal canale, perché richiede personalizzazione, installazione e formazione adeguata.

Fatturiamo.it avrà la possibilità di gestire un magazzino?
È una richiesta che ci arriva da più parti e ci stiamo lavorando. La implementeremo però in modo molto semplice, nello stile di Fatturiamo.it, con carico e scarico di magazzino e un minimo di causali. Questa funzione dovrebbe essere pronta nel 2010. In questo momento stiamo lavorando sulla versione internazionale del prodotto e stiamo anche sperimentando l’interfacciamento con il sistema interbancario. L’obiettivo è quello di integrare il remote banking grazie a un accordo con CBI.

Quali sono i vostri rapporti con Microsoft?
Con Microsoft siamo più che sposati, con tutto quello che ne consegue. Il lato positivo è che grazie al rapporto con Microsoft stiamo aprendo i mercati internazionali e abbiamo una grande visibilità sul futuro. Stiamo per esempio lavorando da tempo su Office 2010 e saremo quindi già pronti appena la nuova suite uscirà sul mercato.

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